Welche Gebühren nimmt man auf einem Kinderbasar? Vier Stellschrauben und die Zahl, die keiner ausrechnet

Der Punkt kommt in jeder Vorstandssitzung, in der ein Basar geplant wird, und er kommt spät, wenn schon alle müde sind: Was nehmen wir eigentlich?

Dann sagt jemand „letztes Jahr waren es 15 Prozent”, jemand anderes „die Nachbargemeinde nimmt drei Euro plus zehn”, und weil niemand die Zahlen dahinter hat, bleibt es bei letztes Jahr. So entstehen Gebührenordnungen: durch Fortschreibung.

Vorweg, damit klar ist, woher das hier kommt: Ich organisiere keine Basare. Ich baue die Software, mit der sie organisiert werden, und sehe deshalb ziemlich viele Gebührenmodelle nebeneinander. Was mir dabei aufgefallen ist: Fast alle Diskussionen drehen sich um eine Zahl — die Prozentzahl der Provision. Und die sagt für sich genommen ziemlich wenig.

Es sind vier Stellschrauben, nicht eine

In der Praxis begegnen einem vier Modelle. Sie schließen sich nicht aus, man kann sie kombinieren, und die meisten Basare tun genau das.

Die Startgebühr. Ein fester Betrag je Verkäuferin, fällig bei der Anmeldung — verbreitet sind wenige Euro. Sie ist die einzige Einnahme, die sicher ist: Sie hängt nicht davon ab, ob am Basartag etwas verkauft wird. Für die Kalkulation ist das viel wert, weil Hallenmiete und Etikettendruck ebenfalls anfallen, egal wie der Tag läuft.

Die Provision. Ein Prozentsatz vom Verkaufserlös. Das gerechteste Modell in dem Sinn, dass zahlt, wer etwas verdient — und das riskanteste, weil bei einem verregneten Samstag beide Seiten gleichzeitig wenig haben.

Die Artikelgebühr. Ein Betrag je eingereichtem Artikel, unabhängig davon, ob er verkauft wird. Der Nebeneffekt ist der eigentliche Zweck: Wer für jedes Teil zahlt, überlegt sich, ob die ausgeleierte Leggings wirklich mit muss. Wo die Tische überquellen und die Sortierarbeit ausufert, ist das die wirksamste Bremse.

Die Staffelgebühr. Ein Betrag je angefangene Menge Artikel — etwa fünf Euro je fünfundzwanzig Stück. Wirkt ähnlich wie die Artikelgebühr, ist aber am Anmeldetisch leichter zu erklären und zu kassieren, weil es glatte Beträge sind.

Zwei Zahlen bewegen sich gegenläufig

Jetzt der Teil, der in den Diskussionen fehlt.

Nehmen wir einen mittelgroßen Basar: 120 Verkäuferinnen, jede reicht 30 Teile ein, die Hälfte davon geht weg, im Schnitt zu 3,50 Euro. Das sind 3.600 eingereichte Artikel, 1.800 verkaufte und 6.300 Euro Umsatz, der zum größten Teil den Verkäuferinnen gehört.

Darauf drei Modelle:

Und hier passiert etwas, das die Sitzung in fünf Minuten beenden würde, wenn man es auf dem Tisch hätte: Die drei Modelle liegen 75 Euro auseinander. Über die Frage, ob 10, 15 oder 20 Prozent, wird trotzdem eine halbe Stunde diskutiert.

Was sich dagegen deutlich unterscheidet, ist etwas anderes: Modell B nimmt niemandem etwas ab, der nichts verkauft. Modell C verlangt fünf Euro von der Oma, die vier Strampler bringt und einen davon loswird — sie zahlt am Ende mehr Gebühr, als sie eingenommen hat. Beide Modelle bringen dem Verein fast dasselbe. Für die Leute im Saal sind es zwei völlig verschiedene Basare.

Die Zahl, die keiner ausrechnet

Deshalb halte ich eine zweite Kennzahl für wichtiger als die Prozentzahl:

Wie viel Prozent des gesamten Verkaufserlöses bleiben am Ende beim Verein?

Also alle Gebühren zusammen, geteilt durch den Umsatz. Bei Modell A oben sind das 21 Prozent — obwohl „15 Prozent Provision” draufsteht. Die Startgebühr ist in der Prozentzahl nicht enthalten, in der Wahrnehmung der Verkäuferinnen aber sehr wohl.

Diese Zahl ist unbequem, und genau darum ist sie nützlich. Sie ist das, was am Montag nach dem Basar am Gartenzaun besprochen wird. Und sie ist die einzige Zahl, die sich zwischen zwei Basaren ehrlich vergleichen lässt — Prozentsätze von Modellen mit unterschiedlichen Fixgebühren lassen sich das nicht.

Ein guter Beschluss braucht beide Zahlen nebeneinander: was reinkommt, und was ihr dafür nehmt. Wer nur die erste optimiert, landet zwangsläufig beim teuersten Modell.

Was die Software kostet — auch wenn es unangenehm ist

Vollständig wird die Rechnung erst mit den Kosten. Bei MukiBasar sind das entweder 0,06 Euro je verkauftem Artikel oder 199 Euro im Jahr für unbegrenzt Artikel und Veranstaltungen. Für den Basar oben: 108 Euro nach Verbrauch, oder — bei zwei Basaren im Jahr — knapp 100 Euro anteilig. Ab 3.317 im Jahr verkauften Artikeln ist der Jahrespreis günstiger.

Und weil das sonst nach Werbung klingt: Es gibt Anbieter, die eine Pauschale je Veranstaltung nehmen, und bei einem einzelnen großen Basar sind die günstiger als wir. Wer einmal im Jahr 4.000 Artikel verkauft und sonst nichts, fährt mit einer Pauschale besser. Wer zweimal im Jahr etwas macht, dazu einen kleinen Sommerbasar, und über das Jahr Anmeldungen, Etiketten und Abrechnung an einem Ort haben will, fährt mit uns besser. Das ist keine Bescheidenheit, das ist einfach die Rechnung — und ihr solltet sie mit euren Zahlen machen, nicht mit meinen.

Rechnet es einmal durch, dann ist die Diskussion vorbei

Aus genau diesem Grund gibt es jetzt den Gebührenrechner. Ihr tragt eure Verkäuferzahl, die Artikel je Person, die geschätzte Verkaufsquote und den Durchschnittspreis ein und stellt bis zu drei Gebührenmodelle nebeneinander. Er zeigt für jedes Modell die Einnahmen und den Anteil am Verkäufer-Erlös, dazu die Softwarekosten und, wenn ihr wollt, was ein anderer Anbieter mit euren Zahlen kosten würde.

Der Rechner ist frei nutzbar, es wird nichts gespeichert, und die Eingaben verlassen euren Browser nicht.

Wer die Sache in die nächste Sitzung mitnehmen will, kann sich zusätzlich eine Beschlussvorlage freischalten: eine Seite zum Ausdrucken, mit euren Annahmen, allen Modellen nebeneinander, dem Anbietervergleich und einer Zeile für Datum und Unterschrift. Dafür tragt ihr euch in unseren Newsletter ein — Tipps rund um die Basar-Organisation, abbestellbar mit einem Klick in jeder Mail.

Und falls ihr am Ende doch bei „wie letztes Jahr” landet: Dann wenigstens, weil ihr es nachgerechnet habt.